10-те златни правила за имейл

Имейлите са средство за комуникация номер 1 в съвременната работна среда. Имейлите се утвърдиха здраво в ежедневието и няма да изчезнат скоро. Точно както добрият стар факс не може да бъде отнет.

Научихте ли също как да пишете правилни бизнес писма в училище или на обучение? Със сигурност сте научили какво е правилен поздрав и разбира се сте научили правилата на правописа.

Но научавали ли сте някога как да боравите с имейла правилно? Вероятно не.

И така, ето моите 10 златни правила за имейл.

Правило 1: Не проверявайте имейла си първо нещо сутрин.

Първият час от деня и първият час на бюрото са от решаващо значение: начинът, по който прекарвате тези два часа, ще бъде вашият ден.

Ако проверите имейлите си първо в офиса, има голям риск да се изгубите в тях. Прескачате от един имейл на следващия и по този начин от една задача на следващата. И изведнъж е 10 часа сутринта, време е за кафе паузата и всъщност още не сте направили нищо.

По-добре да започнете с една от най-важните си задачи за деня. Когато направите това, вие се грижите за имейлите си. Така че имате нещо важно извън масата, преди да се изгубите в имейлите си.

Правило 2: Обработвайте всеки имейл само веднъж.

Имейлите се третират най-добре като горещи картофи: Взимате го само веднъж в ръката си.

Реалността е различна: сканираме имейл, когато пристигне. След това ще го прочетем отново по-късно, когато се разхождаме из входящата поща. След това го четем отново, когато подателят пита за текущото състояние. И накрая ще го прочетем отново, когато най-накрая го редактираме.

Направете го по различен начин: Когато четете имейла, вземете незабавно решение какво да правите с него. Това не означава, че трябва да го поправите веднага, просто поставете имейла там, където му е мястото. Принципът LAHA ще ви помогне в това.

Правило 3: Кратко и сладко

Прилага се следният принцип: Имейлите не се четат. Имейлите се сканират само най-много.

Можем да се оплачем от това, но няма полза (опитах го).

По-добре се вписват и Дръжте имейлите си кратки и сладки.

Можете да прочетете повече за това в описанието на моята политика от пет изречения.

Правило 4: Дайте на получателя време да отговори.

Не очаквайте незабавен отговор на вашия имейл.

В нашите географски ширини има отговор В рамките на 24 часа обичайно и напълно ОК. Ситуацията е различна в САЩ, където се очаква отговор в рамките на следващите три часа.

Във всеки случай не се очаква отговор на имейл през следващите четири минути.

Разбира се, важи и обратното: Ако не можете да отговорите на заявка в рамките на 24 часа, тогава дайте на подателя кратко известие, например:

Благодаря ви за вашия имейл! Ще получите резултата до края на седмицата.

Правило 5: Рядко отговаряйте на всички.

Разходете се около бюрото си, преди да щракнете върху „Отговор на всички“ и докато правите това, помислете дали наистина трябва.

Неспазването на това и следващите две правила е една от най-големите причини за потока от поща.

По-специално, никога не кликвайте върху „Отговори на всички“, за да кажете просто „Благодаря“.

Правило 6: Използвайте полето CC пестеливо.

Въздържайте се от включване на всякакви хора в КК. По-специално, оставете тези, за които вашият имейл също може да представлява интерес.

И ако абсолютно искате да добавите някого към CC, напишете защо в имейла. За мен често се казва под поздрава:

cc до г-жа Майер за информация
cc до г-н Müller за разпространение в отдела
И т.н.

Правило 7: отказ от BCC.

Има полезни имейл функции, има излишни и има поле BCC.

Всъщност има само една причина да се използва полето BCC: а именно, ако изпратите имейл до много получатели, които не се познават и не искате да разпространявате имейл адресите на някой друг.

В противен случай няма причина да се използва BCC. Особено да не напр. Покажете на мениджъра си, че правите нещо.

Правило 8: Имейлите са виртуални писма.

Имейлите - името казва всичко - са електронни писма. Въпреки че са установени нови формални правила, някои правила се прилагат както при писмата:

The правопис, правопис се прилага. Писането на всичко с малки букви през цялото време изведнъж не става правилно и често срещано в имейл.
Напишете нормален, приличен Поздрав.
Забравете това поздрав Не.

По принцип: Вие също така представяте себе си и вашата компания с имейли. Предавате определен образ. Така че действайте по съответния начин.

Правило 9: Имейлите се нуждаят от добра тема

Ако е възможно, темата трябва да обобщи имейла, така че получателят да знае за какво става въпрос. Предмети като „информация“ или „сесия“ са безполезни и затрудняват получателя по-трудно от необходимото.

Всички преглеждаме темата, за да решим кои имейли са интересни и четени. Добрият предмет е като добро заглавие на книгата и прави имейла ви да се откроява сред тълпата.

Правило 10: Не викайте по имейли.

НЕ ПИШЕТЕ ИМЕЙЛ ИМЕЙЛИ С ГЛАВНИ БУКВИ. Няма нужда да крещи. Ако искате да подчертаете нещо, напишете го с получер шрифт или курсив.

И пазете пръстите си от удивителен знак. Това не върви добре.