ИТ стратегия

Съвети за средния бизнес

Никога не пропускайте друга статия на Морис Телчер

Морис Телтшер е основател и управляващ директор на INVENTRY GmbH, специалист по ИТ оценки и планиране на ИТ бюджет с фокус върху компании от всякакъв мащаб.

Препоръчвам
Да натиснеш
PDF
"> URL адрес
Xing
LinkedIn
Twitter
Facebook
Обратна връзка

Докато големите компании обикновено управляват своите ИТ бюджети професионално, малките и средните компании понякога нямат прозрачност относно своите ИТ разходи, те действат „според изискванията“. Прегледът на общите ИТ разходи е съответно лош и като правило те включват много повече от разходите за хардуер, софтуер и персонал.

Как се изчисляват общите ви ИТ разходи? Ако не можете да отговорите на този въпрос, трябва да прочетете спешно.
Снимка: VikaGeyder - shutterstock.com

Такова състояние не е идеално нито за управление, нито за ИТ мениджъри. Това затруднява планирането и ефективното използване на средствата. В такива случаи ИТ разходите са необходимо зло, център на разходите - и често черна дупка.

Ето как работи ИТ инвентаризацията

Някои IT шефове също допринасят за това: Кой обича да бъде измерим? Въпреки това може да се обърне, ако ИТ трябва да преговаря за всеки малък проблем и е парализиран от непредсказуема подкрепа. Това води до противоречиви системи и бавни процеси - и по този начин до недоволни потребители. Потребителите трябва да си зададат следните въпроси като част от процес на инвентаризация:

Какъв хардуер и софтуер се предлага и какво струва?

Колко дълъг е типичният цикъл на използване? Три години, пет години или повече?

На колко години е съществуващата флота от сървъри, компютри и преносими компютри днес?

Колко често инсталираният софтуер променя изданията? Ако това се основава на абонаментни модели: Какви са годишните разходи?

Ясно ли са дефинирани и документирани ежедневните процедури?

Ако знаете какви са били вашите близки минали и настоящи разходи, можете да ги използвате, за да направите информирани предположения за бъдещето. Точната инвентаризация често разкрива, че има повече от едно решение за определени задачи, така че възникват допълнителни разходи за лиценз и може би повече работа.

Например, пакетът Microsoft 365 (по-рано Office 365) съдържа екипи за решения за сътрудничество и видеоконференции, които се използват във все повече компании по време на пандемията на короната. Преди три години това все още не отговаряше на желаните за мнозина изисквания, поради което компаниите често залагаха на различно решение. Днес трябва внимателно да разгледате дали решенията за сътрудничество и видеоконферентна връзка, закупени по това време, все още са необходими.

Google Meet
Google Meet позволява уеб-базирани видео и телефонни конференции. В безплатната версия, която ще бъде достъпна от май, услугата позволява конференции с до 100 участници с максимална продължителност 60 минути - но това ограничение ще влезе в сила едва от октомври 2020 г. Както повечето услуги на Google, Meet е създаден за Google Chrome и други браузъри, базирани на Chromium, и работи тук без приставки. Предлагат се и мобилни приложения за Android и iOS.
Facebook Messenger Стаи
С Messenger Rooms потребителите могат да създадат конферентна зала директно от Messenger или Facebook и да поканят до 20 - по-късно 50 - участници във видеообаждане - дори ако нямат акаунт във Facebook. Няма ограничение във времето. Участието е възможно чрез смартфон или компютър чрез браузъра и според Facebook не изисква изтегляне. Потребителите на приложението за съобщения обаче имат достъп до различни AR ефекти (напр. Заешки уши) и нови функции, поддържани от AI, като потапящ 360-градусов фон и атмосферно осветление.
Skype
Вероятно най-известната VoIP услуга, Sype предлага и набор от функции за видео чат и видеоконференции. Оттогава Microsoft замени Skype за бизнеса с платформата Teams.
Екипи
Наследникът на Lync и Skype за бизнеса не е самостоятелен продукт, а част от пакета Microsoft Office 365. Въпреки това, Teams се предлага безплатно и е подходящ за малък бизнес с до 300 членове. Достъпът за гости, както и индивидуални и групови видео разговори и споделяне на екрана също са на борда.
Google Duo
Google Duo е създаден предимно като безплатен инструмент за видео разговори за домашни потребители. Максималният брой участници в приложението за Android и iOS наскоро беше увеличен от осем на дванадесет души и според Google трябва да продължи да се увеличава. Duo се предлага като уеб приложение за PC, Mac и Chromebook, както и мобилно приложение за устройства с Android и iOS.
Jitsi Meet
Jitsi Meet е лесно за използване решение за видеоконференции, което все още предлага много функции. Безплатното решение се основава на отворения стандарт WebRTC и може да се използва директно на компютъра, без да се регистрира в браузъра (Chrome). Налични са приложения (Android, iOS) за смартфони и таблети.
Чрез което
Норвежката услуга, при която (по-рано се появява.in) е безплатна за видеоконференции с до четирима участници. . Решението е базирано на WebRTC, което означава, че гостите могат просто да се свържат чрез своя браузър, без да се регистрират. Приложенията за Android и iOS се предлагат по избор.
Tinychat
След регистрацията безплатният Tinychat предлага възможност за бързо и лесно откриване на нова видеоконференция. Всичко, което трябва да направите, е да създадете нова "Стая" и да изпратите генерирания URL на участниците в конференцията.
Живот
Lifesize предлага безплатни лицензи на компании, засегнати от епидемията от коронавирус за период от шест месеца. Срещите и продължителността на разговорите са неограничени - решението Lifesize е достъпно както за настолни компютри, така и за мобилни устройства.
мащабиране
Zoom се позиционира като един от водещите доставчици на видеоконференции. Инструментът се характеризира предимно с лекотата на използване и атрактивна безплатна оферта: дори с безплатната версия са възможни видеоконференции с до 100 участника.
GoToMeeting
LogMeIn извърши цялостен ремонт на своя софтуер за видеоконференции GoToMeeting и внедри нови функции в края на 2019 г. Освен всичко друго, решението вече работи в браузъра чрез WebRTC, както и за настолни и мобилни приложения. Абонаментните планове започват от 10,75 евро на месец и хост за професионалната версия.
Webex
Cisco предлага WebEx безплатно до допълнително известие след пандемията на коронавируса. Включени са неограничени срещи с до 100 участника, HD видео, аудио набиране, лична конферентна зала, споделяне на екрана на настолни и мобилни устройства, както и 1GB облачно съхранение и записи.

Някой софтуер вече не е необходим

Има десетки такива примери. Например „AirWatch“ (днес „Workspace ONE“ от VMware) - първоначално само софтуер, използван като инструмент за управление на мобилни устройства - от Разширената версия нататък съдържа интегрирано VPN решение, което покрива всички крайни точки от Windows до MacOS и iOS до Android и корици на ChromeOS. По този начин Workspace ONE може да направи VPN решението на съответния производител на шлюз, което трябва да бъде лицензирано допълнително ненужно. В допълнение, той може да поеме пълната дистрибуция на софтуер и актуализации за гореспоменатите системи и дори предлага миграционен път от Microsoft System Center Configuration Manager. Съответните решения от доставчици като Baramundi или Matrix42 могат да бъдат заменени, както и софтуерът за дистанционна поддръжка на TeamViewer и Ко. Работните процеси и работата ще се променят, наличният персонал ще трябва да свикне.

Редовен и по-внимателен поглед върху съществуващите софтуерни решения винаги си заслужава. Например с Microsoft Intune управлението на мобилни устройства вече е включено и лицензирано в Microsoft 365 (в зависимост от плана). Използването на друго решение често може да бъде спестено - разбира се, винаги в зависимост от индивидуалните изисквания на компанията. Друг софтуер може да е бил закупен другаде по-рано, но да не е използван продуктивно. Хората все още плащат за това.

Персоналът като ключов фактор

Както при инвентара, отговорните трябва да помислят за персонала в ИТ организацията и ролята им във фирмата. Трябва ли да движи стратегически централните въпроси напред по самоопределен начин и да следи отблизо външните доставчици на услуги? Или искате ИТ, която отваря и управлява билети само с външни доставчици на услуги? Разбира се, поляризиращо представяне, но има много различни форми между тези две крайности.

Рутинни дейности като предоставяне на клиентски устройства или поддръжка на краен потребител могат да бъдат възложени на външни изпълнители, за да се освободят ИТ на компанията с времевите ресурси за по-важни въпроси. Но могат да бъдат въведени и нови инструменти за постигане на възможно най-висока степен на автоматизация. Във всеки случай са необходими служители, които да внедрят тези неща. Ако тяхното използване е твърде високо, има непосредствена необходимост от действия: Ако сигурните ИТ операции не могат да бъдат гарантирани в дългосрочен план, това може да има сериозни правни и икономически последици. Липсата на персонал също означава, че няма възможност за нови проекти и цифрови постижения.

По-скоро, отколкото по-късно, това ще означава, че верни служители ще хвърлят кърпата в даден момент. В резултат на това има скъпо текучество на персонала, тъй като новите служители с различни предварителни знания и подходи всеки път трябва да бъдат усърдно обучавани. Приемствеността се губи, други отдели губят доверие в своите ИТ.

Стандартизацията помага

Все още стандартизацията е методът на избор, за да се контролират прекомерните усилия за подкрепа. Това разбира се се отнася за крайни устройства - от преносими компютри до персонални компютри до смартфони и таблети. Всеки, който преследва всяка сделка или прави индивидуални поръчки според изискванията или дори заявки на крайния потребител, бързо има цяла зоологическа градина от устройства и софтуер, които могат да заемат и парализират ИТ отделите.

Десетата версия на Windows 10 ще се появи скоро, независимо от различните издания и предшественици. Отговорните за поддръжката също трябва да са запознати с всичко останало, например с операционни системи от Android 5 до 10, всички индивидуални тънкости на съответните производители на устройства и разбира се с iOS, iPadOS и MacOS. Това създава разочарование от всички страни и води до значителни скрити разходи.

Компаниите са добре посъветвани да съставят количка за пазаруване с максимум шепа хардуерни модели, в идеалния случай от производителя, на когото имат доверие. Отделни устройства със сигурност могат да бъдат заменени от време на време, но ИТ трябва да използва само един сервизен процес в ежедневните операции, вместо десетки различни. Проблемите, които все още възникват тогава, поне ще бъдат еднакви. Такава стандартизация също е основно изискване за възлагане на външни изпълнители. Доставчикът на услуги, който иска да предложи сериозни и рентабилни услуги, ще изисква стандарти.

Пакетни поръчки

Групирането на покупки може да допринесе значително за стандартизацията, тъй като централните ИТ компоненти като процесори, чипсети, операционни системи или смартфони са обект на годишен цикъл на обновяване, от който е необходимо да се отделят. Сървърите, персоналните компютри и преносимите компютри в компаниите не трябва да се сменят по-често от всеки пет години - освен ако купувачите не са достигнали най-ниския рафт по отношение на цената.

Има смисъл да се концентрират поръчките, за да се искат отстъпки от производителите. Маржовете в хардуерния бизнес са ниски, но има ясна ценова разлика между закупуването на устройства поотделно, както се изисква от различни доставчици или, например, на партиди от 50 само от един производител. Ако покупките на сървъри и хранилища се очакват едновременно, могат да се постигнат петцифрени икономии в общия обем. Проектните цени често могат да се искат от съответния търговски партньор от петцифрен оборот, като тук ефектът на спестяване разбира се е по-ясен.

Всеки, който разделя закупуването на хардуер на няколко големи поръчки, има освен силна степен на стандартизация, пълна прозрачност на разходите и ефекти на спестявания. Освен това е ясно каква сума трябва приблизително да бъде предвидена отново след пет години. Клиентите, които концентрират обема си на покупка, също се възприемат по-ясно от производителя и позицията за договаряне значително се засилва. В допълнение към предпочитаната услуга отстъпките за курсове за обучение не са необичайни.

Има ли идеално време да го получите? Не. Всеки, който чака нещо ново в ИТ с покупката, ще чака вечно. А времената, в които „поевтинява след CeBIT“, отдавна отминаха. Утешително: Преди нещо да изчезне от пазара, обикновено първо става по-евтино.

Закупуването и финансите се нуждаят от подкрепа

Тъй като пакетните ИТ поръчки включват огромни инвестиции, отделите за покупки и финанси или ръководството естествено се включват. Техният опит обаче често не надхвърля сравняването на сумите на различни оферти. Така че ИТ мениджмънтът трябва да провери внимателно дали наличните опции наистина са сравними. Дори една-единствена позиция, оставена извън, може да направи огромна разлика. Ситуацията се затруднява от факта, че някои доставчици се опитват всичко, за да направят продуктите си възможно най-несравними, дори за опитни очи.

Важно е ИТ да постави тук ясни насоки, които дават възможност за сравнение. Едва тогава могат да бъдат включени останалите области. Предварително трябва да се постигне междуведомствен консенсус относно тези правила на играта. Най-доброто е ИТ да осигури поне два добре проектирани, различно скъпи варианта, с които може да спори. Трябва да проектирате и по-малката версия, така че всеки да може да живее с нея. ИТ отделът трябва да спори ясно тук и да посочи например, че жизненият цикъл може да е по-кратък или че може да има разходи за разширяване на съхранението - поради което по-скъпото решение може да бъде по-добро и в крайна сметка по-евтино.

Когато ИТ изчислява бюджет, той също трябва да отговаря за него - търговски и технически. След като бюджетът бъде одобрен, има смисъл, че ИТ контролира тези финансови параметри и може да реши какво точно се купува. Отделът за покупки може, разбира се, да договори условията, но не и обхвата на услугите. За целта тя трябва да се консултира с ИТ. По принцип трябва да се избягва постоянното движение напред и назад с неспециализирани отдели.

Понастоящем има тенденция към облачни услуги, които се таксуват ежемесечно или ежегодно на постоянна основа, вероятно дори чрез кредитна карта. Интересното е обаче, че наемането или лизингът на сървъри, персонални компютри и преносими компютри, например за период на използване от 60 месеца, често е нежелателен.

Но пазаруването в по-големи обеми спестява пари - благодарение на отстъпките и свързаната със тях стандартизация. В случай на криза, бързото намаляване на текущите разходи с цел поддържане на ликвидност е разбираем подход. Но трябва да се запитате дали еднократните инвестиции от пет до седемцифрени суми в хардуер и софтуер винаги са по-евтини. Преди да отхвърлите идеята, трябва да я обсъдите с вашия финансов отдел или данъчен съветник.

Безвъзмездни средства и финансиране за цифровизация

Погледът към предложенията за държавно финансиране може да си струва, тъй като съществуват многобройни регионални програми на федералните провинции и общини в подкрепа на малкия бизнес. Това се отнася и за дигитализацията: провинция Хесен, например, предлага „безвъзмездна финансова помощ“. Това означава, че са покрити 50 процента от разходите за проекти за дигитализация на производствените и работни процеси и за подобряване на ИТ сигурността в малките и средните предприятия (МСП) в Хесен. Безвъзмездните средства са ограничени на максимум 10 000 евро.

Може да се кандидатства за финансова подкрепа и в областта на обучението на служителите. „Законът за квалификационните възможности“, който влезе в сила на 1 януари 2019 г., има за цел да подпомогне служителите с допълнително обучение, чиито работни места са в опасност да бъдат заменени от технология или които се стремят към работа в „заето място“, т.е. работа в райони, където има недостиг на квалифицирани работници . Субсидират се както допълнително обучение/преквалификация, така и продължително изплащане на заплати по време на допълнително обучение.

Възможно допълнително обучение с ИТ свързано (примерно):

Microsoft Office 365

Бази данни (Oracle, Microsoft, MySQL)

Разработка на софтуер (C ++, C #, Java, уеб стек и разработка на приложения)