Счетоводство: 8 грешки, които наистина могат да ви струват пари

Счетоводството е скучна работа за много собственици на бизнес - и може да стане наистина скъпо, ако направят нещо нередно. Най-често срещаните грешки и как да ги избегнете.

Грешка 1: Разбъркайте сметките

Проблемът: Ако фактурата не отговаря на законовите изисквания, тя може да бъде наистина скъпа. Например, защото няма приспадане на данък върху входящия данък, ако не е посочен данък върху продажбите. Или защото получаването на плащането се забавя, ако клиентът поиска документът да бъде коригиран.

Още по-досадно: След като такава фактура бъде резервирана и сортирана, грешките се забелязват само от данъчния служител. В най-лошия случай клиентът няма да признае фактурата като бизнес разход - не е добра предпоставка за дългосрочно, успешно сътрудничество ...

Решението: „Законът в Германия уточнява какво точно трябва да съдържа валидната фактура“, казва Уте Машер, президент на Хамбургската асоциация на данъчните съветници. Съгласно раздел 14 от Закона за данъка върху продажбите в документа трябва да има следните елементи:

Име и адрес на вашата компания
Име и адрес на получателя на услугата
Вашият данъчен номер или данъчен идентификационен номер
еднократен, пореден номер на фактура
датата на издаване
ясно описание на предоставяната услуга или количеството и вида на доставените продукти
Време за изпълнение или доставка
нетната сума, приложимата данъчна ставка и брутната сума, получена от тези две цифри

Грешка 2: Създайте грешна данъчна ставка

Проблемът: В зависимост от доставката или услугата се начислява данък върху продажбите от седем или 19 процента. Някои услуги (например медицински) са освободени от данък върху продажбите. Всеки, който таксува твърде ниска ставка на данъка върху продажбите, може да се наложи да плати разликата след данъчна ревизия - плюс лихва.

Решението: „По-специално данъчното облагане на стоките не е лесно за разбиране“, казва Уте Машер. „Основните храни като мляко, хляб и кафе се отчитат на около седем процента, докато минералната вода и соковете например са обект на стандартната данъчна ставка от 19 процента.“ След това е необходимо да се провери дали съответната услуга попада под стандартната данъчна ставка - отклоняващите се елементи са изброени в таблица в параграф 12 от закона за данъка върху продажбите. "

Внимание: Всеки, който доставя в САЩ или други европейски страни, например, трябва да спазва специални законови разпоредби. Процедурата за обратно начисляване се прилага в рамките на ЕС.

Грешка 3: Изпращане на фактури - и непроверка на получаването на пари

Проблемът: Не всеки клиент плаща своевременно и надеждно - въпреки това изходящите фактури се облагат с данък, независимо дали парите действително са изтекли или не. Така че, ако работите според девиза „фактура и отметка“, може да се наложи да се съобразите със значителни данъчни вземания в края на годината в допълнение към липсващите доходи. И те често не могат да бъдат уредени лесно, дори ако бизнесът върви добре.

Решението: „Направете правило да проверявате входящите плащания редовно, около веднъж месечно - и да ви напомня за просрочени фактури.“ Като цяло експертът съветва да се създаде финансов буфер за непредвидени и остри тесни места. „Всеки, който е отделил 30 процента от доходите си през текущата година, обикновено трябва да може да спи спокойно“, казва данъчният съветник Машер.

Грешка 4: Пропиляване на данъчни срещи

Проблемът: Ами сега, имаше нещо! Особено когато бизнесът процъфтява или се случва много в ежедневието, ние обичаме да поставяме на заден план изтощителни задължения като авансови декларации за ДДС или подаване на данъчни декларации. Жалко: Независимо дали подавате документи твърде късно или не уреждате дължимите суми навреме - данъчната служба не е шега. Съществува заплаха от принудителни мерки, които, особено за едноличните търговци, могат да натоварят ликвидността.

Решението: „Съберете се и се придържайте към сроковете“, казва Уте Машър. Предистория: Служителите в данъчната служба документират много точно кой действа надеждно по отношение на данъците и следователно се счита за „уважаван данъчен гражданин“ - и кой не е такъв. След като сте класифицирани като небрежни или ненадеждни, понякога се налагат по-високи глоби за нарушение.

Ute Mascher също знае: „Ако някога преговаряте с данъчната служба - например поради по-висок данъчен дълг поради добра ситуация на поръчка - да се споразумеете за вноска, например шансовете ви за концесия са значително по-големи, ако не сте били забелязани неприятно предварително . "

Грешка 5: опит за измама

Проблемът: Прекарвайте семейни ястия в неделя и официални празници като бизнес обяди, зареждайте с бензин за личния си автомобил и ги посочвайте като бизнес разходи, въпреки че служебният автомобил поглъща само дизел или показвайте подаръци на приятели като подаръци на клиентите: Да, има много начини да намалите печалбата си. Но служителите в данъчната служба също знаят тези трикове. Ако ви хванат, трябва да очаквате големи глоби, които обикновено нараняват много повече от малкото евро, които биха ви стрували по-високите данъчни разходи.

Решението: Останете честни! Търсите ли начини да намалите печалбата си от данъчна декларация или просто да спестите данъци? Попитайте данъчен съветник. „Ние сме в течение на това как това може да стане - законно -. Независимо дали става въпрос за амортизация на служебен автомобил, годишните финансови отчети или стратегически съвети “, казва Ute Mascher. Привличането на експерт на борда бързо се отплаща - също и защото разходите за данъчен консултант са част от редовните бизнес разходи и следователно подлежат на приспадане.

Грешка 6: объркване на разписки за резервации

Проблемът: Фактури, касови бележки, договори за продажба, билети, квитанции за дарения, билети за паркиране: през цялата година се събират редица данъчно важни документи и листчета. Всеки, който ги събира без система - например в кутия за обувки, не само рискува да загуби общия преглед. Ако липсват съответните доказателства, направените разходи не могат да бъдат поискани за данъчни цели.

Решението: Счетоводството отнема време; не го правите само отстрани. „Полезно е всеки предприемач да въведе фиксирана дата - например седмица или месец - в календара си. И след това се погрижете за полезна картотека “, казва Ute Mascher. Следващата система се е доказала:

Създайте поне две отделни сметки за лични и бизнес разходи.
Съберете извлеченията, които съответстват на съответния акаунт в отделни папки. Прикрепете разписките, които не са платени в брой, към съответните банкови извлечения в хронологичен ред.
Сортирайте и подавайте касови бележки отделно според датата на фактурата.
Не забравяйте извлечението по кредитната си карта! Също така подайте съответните доказателства и разписки тук.

Грешка 7: Архивиране на разписки върху термохартия

Проблемът: Термохартията е чудесна за печат, идва удобна като ролка и следователно е също толкова популярна в търговията на дребно, колкото и в ресторантите и бензиностанциите. Жалко, че тези парчета хартия обикновено не са светлинни и с времето избледняват. Ако има данъчна ревизия, може да липсват важни доказателства, защото те са просто нечетливи.

Нечетлива фактура се третира като несъществуваща фактура: одиторът не може да разбере дали приспадането на данъка върху вноските е било правилно - и обикновено анулира приспадането със задна дата.

Решението: Винаги копирайте незабавно разписките от термохартия и ги съхранявайте заедно с копието. Но бъдете внимателни: нормалните фотокопия също могат да избледнеят. Ако искате да сте на сигурно място, сканирайте съответните разписки и създайте цифров архив.

Грешка 8: Надценяване на вашите собствени счетоводни умения

Като частно лице е почти невъзможно да сте в крак с всички нововъведения и промени в счетоводната и данъчната система. Освен това, ако дадена компания расте, дори хората с афинитет към числата бързо губят представа за нещата - също и защото тогава просто вече нямат време да се справят редовно с касовите бележки и авансовите плащания на ДДС.

Ако оставите професионалист да го направи, вие не само избягвате фалшивите данъци, но и често спестявате време и пари. Ето трите най-добри съвета от Ute Mascher за това как предприемачите могат да направят сътрудничеството с данъчните съветници възможно най-гладко и рентабилно:

1. Сключете ясни споразумения

Говорете с вашия счетоводител или данъчен съветник, преди да подадете документите си, защото подреждането им също струва време на съветника, което в крайна сметка трябва да платите.

2. Запазете чрез сортиране

Ключова дума „кутия за ужаси“: Всеки, който предаде квитанции несортирани и неперфорирани на своя данъчен съветник, трябва да знае, че плаща за времето, което след това му е необходимо, за да разреши хаоса. С просто предварително сортиране според входящи и изходящи фактури (вж. Точка 6) спестявате допълнителна професионална работа - а и много разходи.

3. Обърнете внимание на пълнотата

Вашият данъчен съветник също би искал да направи счетоводството ви на един дъх - следователно е препоръчително да се уверите, че документите са пълни от самото начало. Липсващите или изпъстрени документи струват на професионалистите време и нерви, което от своя страна се отразява във вашата сметка.