Десет години на „системата за вътрешен контрол“ (ICS) в NÖGKK - история на успеха

Томас Гризенбергер

е заместник-началник на отдел отдел за контрол на вътрешния одит в NÖGKK и отговаря за вътрешния одит, системите за вътрешен контрол и управлението на риска.

е член на отдела за контрол на вътрешния одит и отговаря за системата за вътрешен контрол и управлението на риска.

КРАТКА ВЕРСИЯ

Поради ориентираното към вноски финансиране на здравноосигурителните каси е от голямо значение данните на компанията да са надеждни за обществеността и че средствата, предоставени от работодателите и служителите, се използват внимателно и ефективно. Освен това информираността за риска и контрола както на публичните, така и на частните компании се е променила значително поради инциденти през последните години или въз основа на законовите рамкови условия.

Още през 2008 г. самоуправлението на Регионалната здравноосигурителна каса на Долна Австрия (NÖGKK) възложи на службата да стандартизира система за вътрешен контрол в цялата NÖGKK, да осигури адекватна сигурност за следните цели:

Подобряване на ефективността и ефективността на оперативните процеси
Надеждност на финансова и управленска информация
Осигуряване на поверителност, целостта и наличността на данни
Спазване на закони, наредби и инструкции за обслужване

Решение, което се превърна в история за успех в продължение на десет години. Системата за контрол на NÖGKK не е просто инструмент за управление, който служи като контролна мярка за оперативни процеси, ориентирани към риска. По-скоро това е процес, който е вграден като цялостен инструмент в организацията на процеса. За да продължи да гарантира успех през последните десет години, следните фактори бяха и са решаващи:

Фактор за успех: рамкови условия

Прозрачният ангажимент на ръководството на компанията към система за вътрешен контрол и оперативното извеждане на основната нагласа и осъзнаването на проблемите на всички нива на компанията реализират функционираща, жива система за контрол. В NÖGKK това се основава на кодекса за поведение „Отговорност задължена“, който е създаден почти едновременно с използването на системата за вътрешен контрол, и стратегията ICS, която се прилага с ръководството на компанията.

Фактор за успех: организация

Организационната структура трябва да позволява необходимия поток от информация за контрол на дейностите на ICS. Закрепването на ролите гарантира, че системата за вътрешен контрол е интегрирана в организацията в съответствие с областта на приложение. Възлагането и поемането на отговорности, роли и задачи е съществена стъпка за постигане на целите на оперативните функции и спазване на регулаторните изисквания.

Фактор за успех: документация

Ключов фактор за успеха на системата за вътрешен контрол беше темата за „документацията“ от самото начало. Това са моделиране на бизнес процеси в т. Нар. Система за приложение на процеса на запис, оценка на рисковете, внедряване на контролни процедури, разработване на стандарти за процеси, работни инструкции, указания за безопасност, сервизни инструкции. По този начин беше проправен пътят от частично неформална работна структура към стандартизирана организация на процесите. Приложението ICS, с което контролните дейности стават по-прозрачни и оживени, също е от голямо значение.

Фактор за успех: информация и комуникация

Създадени са информационни и комуникационни платформи за насърчаване на постоянен обмен с отговорниците за ICS и координационния офис на ICS. Целта на тези "грамофони" е да дадат полугодишни или тримесечни прегледи на дейностите на ICS в четирите ICS категории на NÖGKK, да изяснят проблемите с интерфейса, но и да съберат теми, които трябва да бъдат предадени на ръководството. На управленско ниво се провеждат двугодишни конференции на дирекции с всички членове на дирекцията, където се отчита не само текущото състояние на ICS, но също така се вземат решения относно контролните мерки. Ефектите от системата за вътрешен контрол най-накрая се докладват ежегодно на самоуправлението на заседание на борда.

перспектива

Системата за вътрешен контрол е динамичен процес. Текущите промени в компанията също водят до промени в рисковете и контрола. Системата за вътрешен контрол е най-вече ограничена до подзоната на оперативното управление и следователно е неразделна част от холистичен подход на управление.

По този начин той служи като подкрепа и придружава интегрирано управление на риска в цялата компания. Поради тази причина NÖGKK започна да създава система за управление на риска в цялата компания през 2016 г. Рисковете трябва да бъдат идентифицирани и систематично контролирани, като се вземат предвид стратегическите, оперативните, финансовите и свързаните с безопасността цели. Колкото по-рано се възприемат рисковете, толкова по-бързо могат да бъдат предприети мерки за контрол и по-бързо една компания може да се подготви.