Печатайте обширни таблици на Excel перфектно

Разпечатката на голяма таблица в Excel рядко отговаря на идеите на автора. Обикновено таблиците са или твърде широки, или прекъсването на страницата е на злощастно място - разпечатката се проваля.

Самият Excel е доста глупав, що се отнася до печатането: Ако оставите програмата да поеме контрола при печат, са необходими много хартия за напълно безполезни неща. При твърде широки таблици Excel първо отпечатва толкова редове и колони, колкото има място на един лист хартия. Това продължава до последния ред. След това Excel стартира отново и отпечатва останалите колони.

Това разбира се е пълна глупост. Когато разпечатвате в Excel, трябва да се намесите.

Следващите съвети се отнасят за печат с Excel 2016, но също така се отнасят по подобен начин за по-стари версии, а също и за Excel 2019.

Печатайте страници перфектно в Excel

Ако използвате по-стари версии на Excel, отидете в менюто "Файл> Преглед на печат". Сега ще се отвори прозорец, показващ как Excel ще отпечата таблицата в момента. В новите версии на Excel, като Excel 2016/2019, изберете „Печат“ от менюто „Файл“. В долната част Excel показва броя на отпечатаните страници в документа. Тук можете също да превъртате документа през страница по страница. Като алтернатива, в Excel 2016/2019 изберете елемента от менюто „Изглед“ и подпозицията „Оформление на страницата“.

Често липсва само колона или ред, за да се получи ясна разпечатка. В този случай бутонът „Преглед на прекъсване“ в елемента от менюто „Преглед“ ще ви помогне. Просто преместете полетата с помощта на мишката, докато се поберат. За тази цел курсорът се превръща в двойна стрелка, която можете да използвате, за да увеличите или намалите раздела, който ще бъде отпечатан с натиснат бутон на мишката. Трябва обаче да внимавате шрифтът в таблицата да остане четлив в края.

Може би вече сте доволни от разпечатката на вашата маса. Въпреки това далеч не сте изчерпали потенциала на Excel. Отидете на "Оформление на страницата" в менюто. Тук можете да направите множество настройки за разпечатката, като използвате лентата на менюто.

Настройка на страницата

В раздела „Оформление на страницата“ някои неща са практически обясними: за много широки таблици е най-добре да изберете „Пейзаж“ за „Ориентация“. Предлагат се допълнителни опции за „Форматиране“.

Точката „Мащабиране“ е интересна в този регистър. По принцип можете да постигнете същото като при „Преглед на прекъсване“. Увеличавате или намалявате цялата маса. В зависимост от начина, по който задавате първоначалните стойности (шрифт и размер на шрифта), трябва да сте малко предпазливи с тези стойности, в противен случай таблицата може вече да не се чете. Ако не сте доволни от промяната, въведете отново „100%“ и всичко ще се оправи отново. Бутонът "Опции" ви отвежда до прозореца "Свойства" на вашия принтер, където можете да направите допълнителни корекции.

С "Margins" имате възможност да позиционирате полетата за печат, както и горния и долния колонтитул с точност до милиметри. Тази процедура с въвеждане на числови стойности за "Потребителски дефинирани полета" е доста практична, когато има ясни спецификации за документа.

Ако искате да поставите само един ред или една колона на хартия, това е и по-лесно: Превърнете се обратно в страничния изглед и изберете бутона "Margins" там.

Често обаче не можете просто да преместите полетата навън по желание: Много принтери не могат да печатат до самия ръб на хартията и могат да игнорират настройките ви или да отговорят със съобщение за грешка. Внимание: Преместете ръбовете внимателно и стъпка по стъпка. В противен случай рискувате красивото ви оформление на масата да бъде разкъсано.

Можете също да промените ширината на колоните в този прозорец

Под „Маржове“ в прозореца „Оформление на страницата“ ще намерите опцията „Центриране на страницата“ в долната част на потребителските настройки. Това е полезно за привлекателен дизайн на разпечатката ви: „Хоризонтално“ центрира таблицата между лявото и дясното поле, „Вертикално“ между горната и долната част. И тук бутонът „Опции“ отваря прозореца „Свойства“ на вашия принтер.

Конфигурирайте правилно горния/долния колонтитул

В раздела „Header/Footer“, който можете да намерите чрез „Margins> User-defined margins“, въведете какво трябва да бъде в горния или долния колонтитул. Имате още повече опции с бутоните „Потребителски дефиниран заглавие“ и копието на долния колонтитул вдясно, в които например можете да вмъкнете името на файла или датата и часа на печат. В зависимост от вашите нужди имате дори възможност да използвате изображение с просто щракване върху съответната икона.

До горния/долния колонтитул ще намерите "Sheet". Тук става въпрос за това, което трябва да се разпечата. В „Област за печат“ посочвате коя част от таблицата искате да разпечатате. Можете да въведете директно диапазона, което обикновено е тромаво, защото е трудно да стесните колоните и клетките точно с един поглед. От друга страна, имате възможност да дефинирате няколко раздалечени области за печат. Отделни отделни области за печат с точка и запетая (;).

Ако искате да отпечатате само една област, по-добре е да продължите по следния начин: Изберете необходимия раздел в работната книга, когато сте в полето "Област за печат". Отсега нататък Excel ще отпечатва само избраната област от работната книга. Ако искате да промените това, отидете отново в "Област за печат" и просто изтрийте записа. Друго предимство: Тази настройка се запазва дори когато излезете от Excel.

Опция за печат на заглавие

Проблемът с големите таблици, които се простират на няколко страници, е липсващите заглавия на колони от втората страница нататък. Прегледът бързо се губи. С опцията „Повтаряне на редове отгоре“ или „Повтаряне на колони вляво“, до която можете да получите достъп чрез „Печат на заглавие“ под „Оформление на страницата“, Excel ви предлага опцията за повтаряне на заглавията на колоните или заглавията на редовете на всяка отпечатана страница.

Можете да постигнете тази цел по два начина: Можете да напишете областта, която да се повтори директно в съответното празно поле. Също така имате възможност да щракнете в работната книга в реда, който ще се повтаря на всяка страница. Въпросната област е заобиколена от пунктирана линия и се появява като текст в предишното празно поле.

Вие решавате проблема по абсолютно същия начин, ако искате да повторите колона. Трябва само да потвърдите данните си с „OK“ и Excel ще изпълни това, което поискате.

Преди най-накрая да се оправите, разгледайте бързо останалите опции в раздела „Лист“: Под „Печат“ можете да посочите дали искате да отпечатате решетка между клетките, което често помага много за яснота. Тук можете да дефинирате различни настройки за печат.

Вече сте почти там. След като сте приели всички настройки с "OK" или Enter, струва си да разгледате окончателно "Оформление на страницата". Изглежда ли всичко така, както искате? След това кликнете върху „Файл> Печат“ и след това върху „Печат“. Най-късно сега ще се разбере дали наистина сте направили всичко правилно.

Още съвети за печат: Ако искате да отпечатате няколко файла наведнъж, изберете всички съответни файлове в Explorer (с мишката и натиснете клавиша Ctrl), след това щракнете с десния бутон върху селекцията и щракнете върху "Печат" в контекстното меню. Файловете се отварят и отпечатват един по един. (PC свят)