Професионално пазаруване: изисквания в управлението на ИТ доставки

Значението на ИТ се увеличава в почти всички компании и бизнес области. В много случаи това се превръща в решаващ фактор за успех. За да се справи с постоянно нарастващите задачи и предизвикателства, той трябва да разполага с необходимите ресурси. В корпоративната среда става въпрос за инвестиции. Ако някой разшири този срок, например, в областта на персонала, говори се за поръчки. Важна характеристика на корпоративните поръчки е, че те се контролират от мениджмънта, поради което се нарича още ИТ управление на обществени поръчки. В последната ни част от поредицата статии по въпроси на управлението на ИТ ние се занимаваме именно с този аспект. Като доставчик на ИТ услуги е много полезно да разберем гледната точка и основния подход на нашите клиенти, за да печелим точки с индивидуални предложения.

Поредица от статии

Част 1: Определяне на нивото на зрялост на ИТ в бизнес средата
Част 2: Преглед на аспектите на съвременното управление на риска
Част 3: Търгове: Пътят към парите
Част 4: Управление на обществените поръчки

Характеристика на организационните процеси за обществени поръчки

Различава ли се процесът на частно закупуване от процеса на обществени поръчки във фирмата? Отговорът на този въпрос е ясен: да. На този етап бихте могли да спорите, че сте положили огромно количество усилия, за да купите последната кола или да изберете лятната си ваканция. Те проучиха какво искате, сравниха цените и прочетох отзиви. В крайна сметка сте избрали продукт, който смятате, че ще отговори най-добре на всички ваши нужди. Въпреки това се прилага следното: Повечето решения за покупка в частната сфера се вземат ad hoc и интуитивно. Много покупки са така наречените импулсни покупки. Няма друг начин, иначе не бихме имали какво да ядем на масата вечер, ако претегляме всяко малко решение с часове. Решенията за покупки и инвестиции в корпоративния сектор са различни. Те са известни като организационни процеси за вземане на решение за покупка и имат следните характеристики:

деривативно търсене
повече хора
висока степен на формализация
частично висока степен на персонализация
голямо значение на услугите
множество организации
дългосрочни бизнес отношения
личното взаимодействие е от първостепенно значение

Нека да обясним тези функции, за да можем да ги разберем по-добре: Придобиването на хардуер и софтуер или въвеждането в експлоатация на доставчик на услуги винаги се извършва от бизнес гледна точка, за да може да се предостави услуга за собствените клиенти. Скъпи лицензи за среди за разработка ще бъдат закупени само ако са необходими за бъдещи поръчки. Следователно степента на поръчки и инвестиции се определя от търсенето на клиентите. Следователно се говори за производно или производно търсене.

От определен размер процесите на възлагане обикновено не се извършват само от едно лице. Това включва например управлението (основни изисквания и бюджет), съответния специализиран отдел (дефиниция на изискванията) и закупуване (обработка на процеса на покупка). За продажбите това означава, че трябва да се справите с всички важни страни, участващи от страна на клиента. За разлика от поведението на купувачите за крайни клиенти, често се налага да се занимаваме с така наречените центрове за изкупуване в организационната среда.

Често е дълъг път от търсенето до окончателната поръчка. Решенията за покупка обикновено са много официални и следват строги правила. Примери за това са: Получаване на оферти, договаряне, одобряване, подаване на поръчки и контрол на целия процес на вземане на решение за покупка. В много случаи софтуерът и хардуерът са адаптирани към конкретните предизвикателства. Готовите продукти често трябва да бъдат персонализирани. В случай на софтуер, например, това се случва чрез конфигуриране или чрез програмиране на специални интерфейси.

„Уважение към онези, които го правят сами“, звучи добре позната група „Направи си сам“ в рекламата им и явно е насочена към крайния потребител. ИТ в компаниите се грижат от професионални доставчици на услуги. Това означава, че стандартните задачи също се възлагат на външни изпълнители като услуги. Няколко компании и организации често участват в процеса на вземане на решение за покупка. Често поръчките са толкова сложни, че не могат да бъдат поети само от един клиент. Пример: ИТ на медицински център трябва да бъде подновен. Този проект включва закупуване на хардуер и софтуер и интеграция в съществуващи процеси. Хардуерът и софтуерът се предоставят от различни доставчици. От друга страна, индивидуалната конфигурация и адаптация към ИТ на компанията се извършва от външна компания за ИТ разработчици. Вътрешният ИТ отдел отговаря за цялата координация.

Обичате ли разнообразието от седмично пазаруване? Разбира се, вече знаете наизуст сиренето и киселите млека от дискаунтера. Така че тази седмица ще пазарувате в друг супермаркет. Отнема повече време и вие също нямате общ преглед на цените, но това няма значение - основното е, че е забавно! Ситуацията е различна в оперативната среда: има голям интерес към дългосрочните бизнес отношения. Те улесняват процеса на поръчка и обработката на платежни транзакции. По този начин могат да се намалят официалните препятствия. Всеки купувач във фирма е щастлив, когато може да поръча от добре познат доставчик. Това води до значителни опростявания, особено за повтарящи се продукти.

Продажбата на хардуер и софтуер на крайни клиенти е предимно напълно анонимна. Купувачът и продавачът не се познават и сключват договор с покупката. Няма значение дали става дума за първа покупка или повторение. Корпоративните поръчки до голяма степен се основават на лични контакти. Фирмите продавачи се грижат лично за клиентите и съветват за продукта и продуктовата среда. За целта те трябва да се справят изчерпателно с обстоятелствата на своите клиенти (управление на ключови акаунти).

След тази фундаментална характеристика на процесите на предприемаческа поръчка във връзка с решенията за покупка в частна среда, сега разглеждаме по-отблизо цикъла на поръчки.

Преглед на цикъла на възлагане

Засега се опитваме да изясним какви са обектите на обществени поръчки в ИТ. Нека опитаме определение: Корпоративните ИТ доставки включват всички продукти, услуги и права, които от своя страна подпомагат процесите на създаване на корпоративна стойност чрез инфраструктура и услуги [1]. Какво искаш да кажеш с това? В допълнение към физическите стоки, това засяга и услуги, информация и права. С познаването на обектите на възлагане можем да преминем към цикъла на възлагане. Цикълът на обществени поръчки включва стъпките, които се следват при закупуване на стоки ( Фиг. 1 ).

Фиг. 1: Преглед на цикъла на възлагане [2]

Веднага след като бъде определена стратегията за възлагане на поръчки, може да се премине към избор на най-подходящия договорен партньор. Решаващите фактори тук са съображенията за разходи и ползи. Тази фаза се характеризира със следните под-стъпки [2]:

Определяне на изискванията за поръчка.
Обобщение на съдържанието в спецификацията на изискванията, за да се определи ясно основата за вземане на решения за всички участващи страни.
Изяснете полезността, стойността и цената на ресурса.
Определяне на процеса на подбор за възлагане на поръчката.

Продължава с разработването на договора. Целта е да се създадат гладки отношения между купувача и доставчика. В зависимост от вида на ресурса, конкретната процедура изглежда различно. Пример: При аутсорсинг целият процес на разработване на договори може да включва няколко отдела в рамките на една компания. Цикълът на поръчки завършва с управление на доставчици и договори, до което ще стигнем по-късно.

Стратегии за обществени поръчки

Какви са възможните стратегии за обществени поръчки и как те могат да бъдат класифицирани в контекста на управлението на ИТ? От гледна точка на доставчика се прави разлика между следните стратегии:

Еднократно снабдяване: Това означава възлагане на набор от продукти или услуги от един доставчик. Въпреки че тази стратегия е свързана с риск от провал, тя позволява ниска цена чрез обединяване на обеми и отстъпки. Освен това с течение на времето вече ще познавате доставчика и неговите продукти, т.е. H. Мерките за осигуряване на качеството могат да бъдат намалени.
Двоен източник/Многократен източник: Двойният източник означава закупуване на продукт или услуга от двама алтернативни доставчици. Многократното снабдяване означава закупуване на един и същ продукт или услуга от няколко доставчици. Тези стратегии осигуряват по-добра защита в случай на неизправност на доставчика. Разбира се, административните усилия се увеличават.

Кои са моите доставчици? Взимам ли стоките си от съседната фирма или ги купувам на световния пазар? Тук има и опции:

Местен източник: доставчикът на продукти или услуги е в непосредствена географска близост.
Глобални източници: За разлика от местните доставчици, доставчикът не е зад ъгъла. Набавя се най-евтиният и иновативен продукт на световния пазар.

Аутсорсинг - екстремна форма на снабдяване

Аутсорсингът е радикална форма на подкрепа за управление на ИТ. Предоставянето на ИТ услуги е изцяло или частично прехвърлено на отговорността на трета страна. По правило такива споразумения се сключват за период от пет до десет години. Обхватът на аутсорсинга може да бъде ограничен до части или сегменти от ИТ услугата или да обхване цялото портфолио от услуги и всички оперативни ИТ дейности. Следователно се прави разлика между частично и пълно възлагане на външни изпълнители. В случай на частично възлагане на външни изпълнители се сключва споразумение за предоставяне на специфични ИТ услуги. Този компонент на услугата е вграден във вашите собствени ИТ услуги като компонент. При пълен ИТ аутсорсинг цялата ИТ функция се възлага на доставчик на услуги. През последните няколко години темата за аутсорсинга става все по-важна. По-долу изброяваме най-често срещаните форми в ИТ сектора [3]:

Предоставяне на услуга за приложения или Софтуер като услуга: Софтуерът се предоставя чрез мрежата от трета страна, т.е. H. софтуерът и ИТ инфраструктурата се управляват от външен доставчик на ИТ услуги. Клиентът заплаща такса за използване за операцията.
Аутсорсинг на бизнес процеси: Целите бизнес процеси и спомагателните процеси зад тях се възлагат на външни изпълнители.
Аутсорсинг на бизнес трансформация: Това се разбира като икономическа връзка между два паралелни проекта за аутсорсинг: реинженеринг и текущото изпълнение на бизнес процеси. В допълнение към трансформацията, целта е и непрекъсната оптимизация на съответния процес.
Пълно снабдяване: Тук се има предвид, че цели части от бизнеса, включително работната сила, се предоставят на трета страна.
Управлявана услуга: Части от услуга или пълната услуга се предлагат от трета страна, напр. Б. ИТ работното място.
Възстановяване на задачи: Сключени са споразумения за ИТ услуги с външния доставчик на услуги. Тези услуги се предоставят непрекъснато под ръководството и контрола на ИТ отдела.

Както е показано, формите на аутсорсинг преследват съвсем различни цели. За да изберете подходящ вариант, трябва да се вземат предвид следните точки:

Доверие на ръководството и служителите в компетентността на третата страна
Обхват на риска задачата да бъде възложена на външни изпълнители
компетентност на техническото решение на третата страна
собствена липса на капацитет
финансово предимство от собствена операция или аутсорсинг

По принцип онези части от ИТ, които не засягат основния бизнес на компанията, са интересни за аутсорсинг. Стандартните услуги и основните услуги обикновено могат да се предоставят от външен доставчик на услуги с необходимото качество на по-ниска цена, отколкото ако го направите сами.

Източник в облак

Облакът е на устните на всички в наши дни: облачни технологии, облачни изчисления, облачни решения и др. Чували ли сте за облачно снабдяване? Това е общ термин за „стратегия за възлагане на ИТ услуги на външни изпълнители и тяхното предоставяне и поддръжка от един или повече доставчици на облачни услуги“ [1]. По този начин цялата ИТ инфраструктура може да бъде доставена от облака: изчислителните ресурси, капацитетът за съхранение и софтуерът се предоставят като услуги и се таксуват според тяхното използване. Така наречените облачни екосистеми, облачни пазари и облачни платформи играят важна роля при определянето на стратегията (Таблица 1).

Категория Функция Значение за примера за ИТ източник

Облачен пазар	Интегрирана обработка на договорните отношения и процесите на фактуриране, генериране на прозрачност на цените	много високо	Telekom Business Marktplace, Deutsche Börse Cloud Exchange
Облачна екосистема	Работа в мрежа и интеграция на избрани партньори, за да могат да предложат специални решения или по-икономична координация	Високо	Облачна борса на Equinix
Облачна платформа	Стандартизирано свързване на партньори чрез API с инфраструктурите на основните доставчици на облак	Високо	Microsoft Azure, Amazon AWS

Таблица 1: Пазар в облака, облачна екосистема и облачна платформа [1]

Как избирате най-подходящата облачна услуга? Параметрите за решение са u. а. вида облачна услуга и срока на договора. В днешно време все още не е възможно ясно и прозрачно да се сравняват предлаганите услуги. Разработването на стандарти в бъдеще ще помогне на облачните услуги да развият по-добре своя потенциал и ще бъде по-лесно да се намери подходящия облачен партньор.

Класификация на доставчика

Не всеки доставчик е синоним от гледна точка на компанията. Класификацията на доставчиците обикновено се основава на продуктите, които доставят. Пример: Доставчик A доставя стандартни стоки или некритични стоки, които не оказват сериозно влияние върху успеха на компанията. Доставчикът B отговаря за висококачествени и редки стоки, които са от стратегическо значение за компанията. Доставчиците могат да бъдат класифицирани както следва:

Стандартни доставчици: Тези доставчици са отговорни за доставката на стандартни стоки. На пазара има голям брой стандартни доставчици.
Използвайте доставчици: Те се характеризират с голям обем на закупуване на материали. На пазара има и голям брой доставчици на лостове.
Доставчици на тесни места: На пазара има само няколко доставчици на тесни места. Поради тази причина те доминират в отношенията доставчик-клиент.
Стратегически доставчици: Тези доставчици са отговорни за критичните компоненти. Често се получава само един източник на доставчик.

Управление на доставчиците

ИТ е област, в която продуктите и услугите се получават до голяма степен от външни доставчици на услуги или лица извън компанията. От тази гледна точка системното управление на действащите лица е от стратегическо значение. Говори се и за управление на доставчици. Доставчиците са доставчици на стоки и услуги в ИТ сектора. Управлението на доставчици се занимава с всички теми, свързани с доставчиците, включително а. с поддържане на взаимоотношения, управление на договори, съставяне на прегледи на продажбите, сравняване на цени и условия и др.

Таблица 2: Правни източници от значение за управлението на ИТ [3] (кликнете за увеличение)

Заключение

Нашата екскурзия в управлението на ИТ доставки приключи на този етап - точно както цялата ни поредица от статии за ИТ управление. Независимо с кой аспект сме се занимавали, всеобхватните ИТ проблеми често са само на ръба на технически характер. ИТ все повече се превръщат в бизнес фактор и по този начин в конкурентен фактор. За нас разработчиците това е гаранция за нашите работни места. Нуждата от специализирани ИТ продължава да нараства. За да се изпълняват отговорни задачи обаче, човек трябва да се справя с основните процеси на управление.

библиография

[1] Tiemeyer, Ernst (Ed.): „Ръководство за управление на ИТ система“, Carl Hanser Verlag, 2016
[2] Steigele, Helmut: „Професионални обществени поръчки в ИТ. Ръководство ”, 2009
[3] Хойерман, Роланд: „Стратегическо управление на ИТ в частния сектор и администрацията“, De Gruyter Oldenbourg, 2014